Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không chỉ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã ghi nhận chi phí trên sổ kế toán. Từng khoản chi còn phải được xem xét theo bản chất hoạt động, hồ sơ chứng minh và quy định thuế áp dụng cho kỳ tính thuế tương ứng. Bài viết này nêu nguyên tắc kiểm tra hồ sơ, không kết luận trước về một giao dịch cụ thể.
1. Bắt đầu từ bản chất khoản chi
Doanh nghiệp cần xác định khoản chi thực tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc trường hợp được pháp luật cho phép tính vào chi phí được trừ hay không. Hợp đồng, đề nghị mua sắm, biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu, quyết định phê duyệt và chứng từ kế toán cần phản ánh cùng một giao dịch. Một hóa đơn hợp lệ là căn cứ quan trọng nhưng không tự nó chứng minh toàn bộ điều kiện về bản chất khoản chi.
2. Kiểm tra hóa đơn, chứng từ và thanh toán
Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định các điều kiện đối với khoản chi được trừ, trong đó có yêu cầu về hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong những trường hợp thuộc diện áp dụng. Tại thời điểm biên soạn, điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định ngưỡng từ 05 triệu đồng cho từng lần mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác theo nội dung điều khoản này. Doanh nghiệp cần kiểm tra cả những giao dịch mua nhiều lần trong ngày với cùng người bán và các ngoại lệ, điều kiện hồ sơ tương ứng trước khi kết luận.
Đối với giao dịch trả chậm, thanh toán qua người lao động hoặc các hình thức thanh toán đặc thù, không nên suy luận chỉ từ hình thức chi tiền. Cần đối chiếu hợp đồng, quy chế nội bộ, chứng từ thanh toán và hướng dẫn đang có hiệu lực cho đúng kỳ tính thuế.
3. Một số nhóm chi phí cần rà soát riêng
- Tiền lương, thưởng và phúc lợi: đối chiếu hợp đồng lao động, quy chế, bảng lương, chứng từ chi trả và các giới hạn hoặc điều kiện riêng của từng khoản.
- Dự phòng, khấu hao và phân bổ: kiểm tra căn cứ trích lập, thời gian sử dụng, phương pháp tính và hồ sơ chứng minh.
- Chi phí tiếp khách, công tác và dịch vụ mua ngoài: xác định người hưởng lợi, mục đích công việc, kết quả dịch vụ và chứng từ phù hợp.
- Khoản chi với bên liên quan: lưu hồ sơ về giao dịch, căn cứ xác định giá và xem xét nghĩa vụ kê khai theo quy định có liên quan.
Không nên áp dụng một kết luận chung cho mọi khoản trong cùng một nhóm. Một khoản chi có thể được ghi nhận kế toán nhưng phải điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế nếu không đáp ứng điều kiện của pháp luật thuế.
4. Lập bảng rà soát trước khi quyết toán
Doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi gồm: bản chất khoản chi, bộ chứng từ, phương thức và thời điểm thanh toán, căn cứ pháp lý áp dụng, kết quả rà soát và hướng xử lý chênh lệch. Cách làm này giúp bộ phận kế toán, thuế và kiểm toán trao đổi trên cùng một bộ thông tin, đồng thời tạo cơ sở giải trình về sau.
Lưu ý cập nhật pháp luật: Luật số 67/2025/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 09/2026/QH16; Nghị định số 320/2025/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP. Khi áp dụng cần kiểm tra thêm Thông tư số 20/2026/TT-BTC và các văn bản có hiệu lực tại thời điểm giao dịch, kỳ tính thuế. Bài viết không thay thế ý kiến tư vấn đối với hồ sơ cụ thể.
Văn bản tham khảo: Luật số 67/2025/QH15; Luật số 09/2026/QH16; Nghị định số 320/2025/NĐ-CP; Nghị định số 141/2026/NĐ-CP; Thông tư số 20/2026/TT-BTC.
- Nguồn trích dẫn: Chuyên gia Tư vấn Thuế AACC