Việc chuẩn bị hồ sơ trước cuộc kiểm toán báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp và kiểm toán viên thống nhất phạm vi công việc, xác định sớm các số liệu cần đối chiếu và hạn chế việc bổ sung tài liệu nhiều lần. Danh mục dưới đây là gợi ý thực hành chung; hồ sơ cụ thể phụ thuộc ngành nghề, quy mô, hệ thống kế toán và yêu cầu của từng cuộc kiểm toán.
1. Hoàn thiện bộ báo cáo và sổ kế toán
Doanh nghiệp nên chuẩn bị báo cáo tài chính của kỳ được kiểm toán cùng bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, sổ chi tiết và bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh cuối kỳ. Số dư đầu năm cần được đối chiếu với số dư cuối năm trước; các chênh lệch phát hiện trong quá trình khóa sổ cần được giải thích và lưu chứng từ liên quan.
Thuyết minh báo cáo tài chính cần nhất quán với chính sách kế toán đang áp dụng và số liệu trên các báo cáo chính. Với khoản mục có ước tính kế toán, doanh nghiệp nên lưu cơ sở tính toán, giả định sử dụng và người phê duyệt.
2. Đối chiếu các khoản mục trọng yếu
- Tiền và ngân hàng: biên bản kiểm kê tiền mặt, sao kê, đối chiếu số dư ngân hàng và giải thích các khoản đang chuyển.
- Công nợ: bảng tuổi nợ, biên bản đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp, hồ sơ xử lý các khoản quá hạn hoặc có tranh chấp.
- Hàng tồn kho: biên bản kiểm kê, đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách, phương pháp tính giá và căn cứ xem xét hàng chậm luân chuyển.
- Tài sản cố định, chi phí trả trước: hồ sơ mua sắm, bàn giao, thanh lý; bảng tính khấu hao hoặc phân bổ; giải thích các thay đổi trong kỳ.
- Doanh thu và chi phí: hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc giao nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán và bảng phân tích các giao dịch lớn hoặc bất thường gần ngày khóa sổ.
Danh mục này không có nghĩa mọi khoản mục đều phải có cùng một loại giấy tờ. Việc lựa chọn bằng chứng phù hợp cần căn cứ bản chất giao dịch và rủi ro của từng đơn vị.
3. Rà soát nghĩa vụ thuế và các vấn đề cần giải trình
Hồ sơ kê khai, quyết toán thuế, biên bản làm việc với cơ quan thuế (nếu có) và bảng đối chiếu giữa số liệu kế toán với số liệu kê khai nên được tập hợp theo kỳ. Doanh nghiệp cũng cần lập danh sách các giao dịch với bên liên quan, cam kết, nghĩa vụ tiềm tàng và sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán để trao đổi kịp thời với kiểm toán viên.
4. Tổ chức đầu mối cung cấp tài liệu
Một danh mục hồ sơ có người phụ trách, thời hạn cung cấp và phiên bản tài liệu sẽ giúp quá trình trao đổi rõ ràng hơn. Tài liệu điện tử cần được đặt tên thống nhất, bảo vệ quyền truy cập và lưu bản gốc để đối chiếu khi cần. Doanh nghiệp không nên sửa chứng từ chỉ để phù hợp một yêu cầu kiểm toán; khi có sai sót, cần xử lý theo quy trình kế toán và lưu vết điều chỉnh.
Kiểm toán viên sẽ xác định thủ tục kiểm toán theo chuẩn mực nghề nghiệp; việc doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ không thay thế cho đánh giá độc lập của kiểm toán viên. Theo Luật Kiểm toán độc lập, đơn vị được kiểm toán có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu và giải trình các vấn đề liên quan đến nội dung kiểm toán.
Tham khảo: Luật Kiểm toán độc lập số 67/2011/QH12.
- Nguồn trích dẫn: Phòng Kiểm toán BCTC AACC